In gesprek met …

In gesprek met …

In deze rubriek gaan we het gesprek aan met onze docenten. Wie zijn ze? Waarom zijn ze begonnen met lesgeven? En vooral: wat maakt hun vakgebied nou zo interessant?

Deze maand spreken we Rob van den Wijngaard. Rob is directeur van het Administratief Shared Service Center van de Universiteit Leiden. Daarnaast is hij bevlogen spreker op congressen wereldwijd en docent van twee populaire masterclasses bij Creating Insights (Inleiding Robotics en Grip op Digitale Transformatie). Als dé kenner op het gebied van Continuous Improvement weet hij mensen mee te nemen in een onderwerp waar we allemaal met twee benen in staan: hoe heeft de technologische ontwikkeling invloed op ons werk, nu en in de toekomst?

Welkom Rob! Wij kennen jou natuurlijk van je inspirerende masterclasses, maar in het dagelijks leven ben je verantwoordelijk voor een grote afdeling binnen een nog veel grotere organisatie. Kan je iets meer vertellen over je werkzaamheden voor de Universiteit Leiden?

Binnen de Universiteit ben ik verantwoordelijk voor alle uitvoerende administratieve processen en de systeemondersteuningen daaromheen. Het interessante daarvan is dat juist deze tak van sport sterk onderhevig is aan de snel veranderende wereld waar we ons in begeven. Alles wordt steeds slimmer, steeds efficiënter. We proberen de processen zo in te richten dat het eindgebruikersperspectief optimaal en eigentijds is. De Universiteit Leiden is natuurlijk een gigantische organisatie, dus de menskant is erg belangrijk.

Je zegt de menskant. Welke kanten zijn er nog meer?

Bij alles wat ik doe houd ik het Klaverbladmodel in het achterhoofd. Daarbij draait het om vier componenten, en dan in het bijzonder de balans daartussen. Naast de menskant, zijn ook de organisatie, de processen en natuurlijk de techniek belangrijk. Veel organisaties leggen de focus op techniek als het gaat om IT-implementaties. Maar juist wanneer je aan alle vier de componenten evenveel aandacht besteedt, heeft zo’n implementatie de grootste kans van slagen.

‘’We komen nu wel tot het inzicht dat we met z’n allen naar een meer hybride werksamenleving zullen gaan.’’

Welke invloed heeft de coronacrisis als we het hebben over digitale transformatie?

We komen nu wel tot het inzicht dat we met z’n allen naar een meer hybride werksamenleving zullen gaan. Dit is positief. Ik vind het belangrijk dat iedere medewerker een gezonde werk-privé balans heeft. Daar hoort ook bij dat je ruimte laat om een dagindeling op de bouwen die past bij jouw levenssituatie. Ruimte en vertrouwen hiervoor is goed. In mijn presentatie gebruik ik de quote van Winston Churchill als voorbeeld: ‘’Never waste a good crisis’’. Hoe vervelend de crisis ook is, er zijn ook positieve dingen uit voortgekomen, laten we eerlijk zijn.

 

‘’Als gevolg van corona hebben veel organisaties kei-en-keihard gerend om op afstand werken mogelijk te maken. Belangrijk is om op een gegeven moment weer in de wandelmodus te komen en een visie te ontwikkelen welke volgende stappen in de digitale transformatie reis nodig zijn.’’

Het was vooral in het begin een grote verandering. Hoe verliep dit bij de Universiteit Leiden?

Wij hadden het geluk dat onze processen al voor een groot gedeelte waren omgebouwd in een workflow systeem. Hierdoor was het relatief eenvoudig om op afstand te gaan werken. Dit was natuurlijk wel te danken aan alle inspanningen van de afgelopen jaren. Eigenlijk was dit dus geen geluk, maar meer een visie. Er zijn genoeg organisaties die dit minder goed op orde hadden, en die hebben dat ook gemerkt. 

Is dat ook de reden dat je de nieuwe masterclass Grip op Digitale Transformatie hebt ontwikkeld?

Dat is precies te reden. Deze masterclass draait om de vraag: hoe zorg je ervoor dat je de juiste dingen doet op het juiste moment? Als gevolg van corona hebben veel organisaties kei-en-keihard gerend om op afstand werken mogelijk te maken. Belangrijk is om op een gegeven moment weer in de wandelmodus te komen. Ga eens reflecteren om te kijken of alles wat je hebt gedaan wel in lijn is met je visie.

 

‘’Het is een olievlek geworden. Puur vanuit het feit dat de content aansprak.’’

Mooi om te zien dat je hier zo gepassioneerd over bent. Is dat ook waarom je spreker bent geworden?

Daar ben ik eigenlijk ingerold. Ik was bezig met het opzetten van een Financieel Shared Service Center bij de Universiteit Leiden. Werken vanuit het Klaverbladmodel was ook toen al mijn leidraad. Op een bepaald moment ging het mensen opvallen dat er iets interessants gaande was. Toen kwam de uitnodiging om er iets over te vertellen. Mijn verhaal werd enthousiast ontvangen, en zo ging balletje rollen. Tot er ook uitnodigingen uit het buitenland kwamen. Het is een olievlek geworden. Puur vanuit het feit dat de content aansprak.

Waarom zouden mensen je nieuwste masterclass (Grip op Digitale Transformatie) moeten volgen?

Deze masterclass is een kers op de taart voor mij als verandermanager. Wat ik geprobeerd heb is om mijn ervaringen van de afgelopen tien jaar op het gebied van shared services en digitale transformatie, samen te vatten in een drie uur durende compilatie. De rode draad in mijn presentaties is altijd het delen van praktijkervaringen en het werken vanuit het Klaverbladmodel. Dat maakt deze masterclass uniek.

Kijkend naar de toekomst, wat zou je nog willen bereiken?

Het is mijn droom om het Administratief Shared Service Center (ASSC) samen met mijn team en de collega’s in de keten tot een groot succes maken. Dan zijn we wel weer een aantal jaren verder. Daarna zou ik er ook voor openstaan om over de grens te kijken en mijn ervaringen in het shared services landschap in te zetten bij een groot internationaal bedrijf. 

Dan nu iets heel anders.. Als je één persoon mocht kiezen om mee op wereldreis te gaan, wie zou dat zijn?

Nathan Rutjes – wat een geweldige man is hij! Een stuiterbal, maar zo onwijs down to earth, en met een mooie kijk op het leven. Ik denk dat wij het heel goed kunnen vinden en samen veel mensen kunnen inspireren.

Dan nu iets dichter bij huis. Stel dat je iemand – wie dan ook – mocht uitnodigen voor een kopje koffie. Wie zou je kiezen?

Dan kies ik Siya Kolisi. Voor wie het niet weet, hij is aanvoerder van het Zuid-Afrikaanse rugby team dat vorig jaar wereldkampioen werd. Ik was toen in Zuid Afrika. Siay is de personificatie van hoop in onzekere tijden. Mooi hoe hij zijn naamsbekendheid probeert te gebruiken om (kansarme) mensen te inspireren. Met hem zou ik zeker een kopje koffie willen drinken!