Wellicht bent ook u een instelling die moet voldoen aan deze wet…
door mr Robbert-Jan Lugard
Sinds er criminaliteit bestaat is er de behoefte aan witwassen. In 1991 werd de eerste Europese anti-witwasrichtlijn van kracht. In de 30 jaar dat in Europees verband witwassen wordt bestreden is de wereld compleet veranderd. De wet- en regelgeving heeft deze ontwikkelingen gevolgd. In 1991 was het toepassingsbereik van de anti-witwasrichtlijn beperkt tot kredietinstellingen en financiële instellingen. Thans zijn er meer dan 20 type instellingen die vallen onder het toepassingsbereik. Daarnaast is het thema van dusdanig belang dat er in Nederland een speciale wet is aangenomen die geheel in het teken staat van dit het tegengaan van witwassen: Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Het feit dat kredietinstellingen en financiële ondernemingen zoals beleggingsondernemingen, -instellingen en financiële dienstverleners moeten voldoen aan de Wwft zal u niet verbazen.
Waarom dan toch mijn roep om aandacht? Er zijn nog steeds veel bedrijven die aan de Wwft moeten voldoen, maar zich daarvan niet (volledig) bewust zijn. Hoog tijd om daar verandering in te brengen. Onjuist omgaan met deze wetgeving kan leiden tot bestuurs- en strafrechtelijke maatregelen – en dat wil je als bedrijf natuurlijk voorkomen.
Wie zijn die andere instellingen die moeten voldoen aan de Wwft?
Het gaat hier om natuurlijke personen, rechtspersonen of vennootschappen die handelend in het kader van hun beroepsactiviteiten bepaalde activiteiten verrichten. Hierbij moet allereerst worden gedacht aan accountants, advocaten, belastingadviseurs en notarissen. Daarnaast, niet limitatief, antiquairs, autohandelaren, aanbieders van bezoek/postadressen, exploitanten van bedrijfsverzamelgebouwen, juweliers, kunsthandelaren, makelaars in (on)roerden zaken, pandhuizen en taxateurs.
Twijfelt u? Bekijk dan de wet- en regelgeving en/of schakel een professional in die u kan adviseren.
Wat als een bedrijf kwalificeert als instelling?
Allereerst betekent het dat de instelling onder toezicht staat en haar bedrijfsvoering kan worden gecontroleerd. Zoals eerder aangegeven zal niet naleving leiden tot bestuurs- of strafrechtelijke maatregelen.
Een instelling heeft twee hoofdverplichtingen: het verrichten van Cliëntenonderzoek en Transactiemonitoring De uitvoering van beide ligt bij de business, medewerkers die het contact hebben met de cliënten en medewerkers die uitvoering geven aan de diensten die worden verleend. Het is daarom ook van belang dat niet alleen bestuurders maar juist ook de business bekend is met de (achtergrond van de) wet- en regelgeving: het mitigeren van de kans op en impact van witwassen en financieren van terrorisme. Het volgen van een goede opleiding is voor hen niet alleen belangrijk maar ook een wettelijke verplichting.
De reden van het uitvoeren van een Cliëntenonderzoek vóór en tijdens de dienstverlening alsmede het in de gaten houden van de handel en wandel (de Transacties) van Cliënten is het zorgen dat je als instelling niet wordt geconfronteerd met (schuld)witwassen en/of financieren van terrorisme.
Het zijn twee gevolgen waarmee een instelling ook zonder wet- en regelgeving ver vandaan wil blijven. Toch heeft de overheid gemeend er een wettelijke verplichting van te maken.
Cliëntonderzoek
De eerst verplichting: het verrichten van Cliëntenonderzoek houdt in dat de Wwft-instelling vóór aanvang dienstverlening informatie verzamelt omtrent de potentiële cliënt en dit actueel houdt. Ik trek vaak parallellen met het dagelijks leven. Een vergelijking met het dagelijks leven is dat je voor het aangaan van een relatie de persoon waarmee je een relatie aangaat “beoordeelt”. Afhankelijk van diverse factoren, in dagelijks leven hetgeen de onderlinge verwachtingen zijn, zal de omvang en diepgang van het Cliëntenonderzoek moeten worden bepaald. De zakelijke uitdaging ligt vaak niet bij het Cliëntenonderzoek zelf maar het opstellen en implementeren van het beleid, dat aan het Cliëntenonderzoek ten grondslag ligt. Dit valt te vergelijken met het voor jezelf bepalen wat je nu eigenlijk wil.
In het zakelijk leven spelen open normen en de vraag hoever er moet worden gegaan bij het verrichten van het Cliëntenonderzoek. De oplossing ligt in de voorbereiding: het hebben van een helder beleid dat is vertaald in duidelijke processen, procedures en gebruik maken van goed ondersteunend materiaal zoals formulieren en bijbehorende instructies.
Transactiemonitoring
Het woord Transactiemonitoring is niets anders dan het in de gaten houden wat de Cliënt onder de ogen van de instelling verricht. Of in het dagelijks leven: gedraagt de relatie zich zoals jij had verwacht. Welke Transacties wil de Cliënt uitvoeren, hoe wil hij die uitvoeren en wat is de rol van de instelling? Vaak hebben instellingen moeite met het opzetten van een goed systeem. De reden daarvan is dat instellingen het een uitdaging vinden de omvang en diepgang van de controle te bepalen en ligt de oplossing wederom in de voorbereiding. Het bepalen van de diensten die de instelling verleent en wat in een normale situatie kan worden verwacht.
De angst die instellingen vaak hebben is: moet ik wel/niet melden?
Het gaat om het melden van Transacties waarvan de instelling het idee heeft dat de Transactie mogelijkerwijs verband houdt met witwassen en/of financieren van terrorisme of op basis van indicatoren altijd moeten worden gemeld. Er is echter geen nadere onderzoekplicht en een instelling kan dus in de regel ook weinig “fout” doen anders dan het verzaken van het melden.
Wat moet ik doen?
Het belangrijkste is het vaststellen of een bedrijf kwalificeert als instelling onder de Wwft. Als een bedrijf inderdaad kwalificeert als instelling is stilzetten, niets doen, nooit de oplossing. Elke instelling staat onder toezicht en kan elk moment worden bezocht door de toezichthouder. Op dat moment zal moeten aangeven wat de instelling heeft gedaan ter implementatie en doen ter naleving. Indien de implementatie gestructureerd gebeurt en met voldoende tijd en aandacht gebeurt valt zowel de implementatie als naleving allemaal heel erg mee en heeft een instelling weinig om zich zorgen over te maken.
Het eerste en belangrijkste is het zorgen dat de benodigde kennis omtrent de verplichtingen van de instelling wordt verkregen. Er zal tevens iemand moeten aangesteld die zorgt dat de wet- en regelgeving gaat worden uitgevoerd en dit verifieerbaar is voor de toezichthouder. Deze acties zullen moeten worden geïnitieerd door het bestuur die daarmee direct een signaal afgeeft omtrent het belang van de naleving van de wet- en regelgeving.
Het tweede is het aanleggen van een Wwft-handboek en bijhouden van een toetskader.
Creating Insights Opleidingen
Meer weten over onze WWFT opleidingen en masterclasses? We staan je graag te woord over de (incompany) mogelijkheden. Je kan ons op verschillende manieren bereiken: je kan ons bellen op 070-3122089 of je kan een bericht sturen naar caroline@ciu.nl
Over de auteur
Mr Robbert-Jan Lugard is Risk en Compliance consultant. Hij houdt zich bezig met het adviseren, assisteren en opleiden van (medewerkers van) instellingen die vallen onder de Wwft. Eén van zijn belangrijkste uitgangspunten is: voor iedereen transparant wat er wordt verlangd, voer dit uit en houd het simpel!
